CRM ügyfélnyilvántartó program – Naptár szinkronizálás

Ügyfélnyilvántartó program - Google szinkronA Google Naptár szinkronizálás modul egy nagyszerű eszköz arra, hogy egy bármilyen más eszközzel (pl. számítógép, Androidos telefon, IPhone stb.) felvitt Google naptár adatokat oda-vissza szinkronizáljuk az ügyfélnyilvántartó program naptárával.

Első lépésként be kell állítani az ügyfélnyilvántartó program Google szinkronizálási beállításokat a főmenüben. Az ügyfélnyilvántartó program Google szinkronizálási beállításokat minden felhasználó külön-külön be kell állítsa!

Az email címnél a Google fiók email címét kell megadni. Kétféle Gmail fiók van:
  • Sima: ezek az e-mailek szoktak gmail.com-ra végződni.
  • Céges: ilyenkor a saját domaint tartalmazza az e-mail cím, ezért “látszólag” semmi köze nincs a Google-höz.

A Céges Google fióknak rengeteg előnye van, pl. közös naptár, megosztás cégen belül. Amennyiben érdekli a céges Google fiók, vegye fel velünk a kapcsolatot, mert tudunk segíteni! Az ügyfélnyilvántartó program naptárában két Google szinkronizálási gomb van. Az összes esemény szinkronizálása gomb a teljes Crm program naptárat szinkronizálja, ami nagyon hosszú ideig tarthat, ezért nem ajánlatos a használata!

Az Egy kijelölt időperiódus eseményeinek szinkronizálása gomb csak egy dátum tartományt szinkronizál. Alapértelmezetten a mai nap -1 hónap kezdő dátumtól a mai nap +1 hónap záró dátumig tartó időintervallumot használja, de át lehet írni. Az ügyfélnyilvántartó program Google Naptár szinkronizáláskor előfordulhat, hogy egy – már korábban szinkronizált – eseményt megváltoztattunk (akár az ügyfélnyilvántartó programban, akár a Google naptárban).

Ilyenkor az ügyfélnyilvántartó program felkínálja a választást, hogy melyik bejegyzés legyen az aktuális.

Az ügyfélnyilvántartó program Google szinkronizálás nem tartozik hozzá az alap CRM program moduljaihoz!

CRM ügyfélnyilvántartó program – Naptári események

Ebben az ablakban láthatjuk és szerkeszthetjük az új, illetve a már korábban létrehozott eseményeket.

  • Új esemény készítés: egér dupla kattintás üres területen, vagy jobb egér kattintás, majd “Új esemény”.
  • Új esemény készítés: egér dupla kattintás egy meglévő eseményen, vagy jobb egér kattintás, majd “Megnyit”.

Adatmezők

  • Téma (begépelendő).
  • Hely (begépelendő).
  • Címke: kiválasztható listából. A lista bővíthető. Az esemény színét is jelöli.
  • Feladat kiosztás fül:
    • Ki végzi el?: Kiválasztható. A lista bővíthető.
    • Tudomásul vette?: Jelölőnégyzet.
    • Készítette: A felhasználó neve (csak olvasható).
    • Elvégezve?: Jelölőnégyzet. Ha ki van pipálva, a naptárban a feladat áthúzottan jelenik meg.
    • Elkészítési dátum: naptárból kiválasztható.
    • Ügyfél: kiválasztható az ügyfélnyilvántartó program ügyfeleiből.
    • Témához hozzáfűz gomb: hozzáfűzi az értéket a Téma mezőhöz.
  • Projekt fül: A Projekt kezelő program nem tartozik az alap modulhoz, ezért külön igényelni kell.
  • Kezdő idő: dátum és idő, kiválasztható. Ekkor kezdődik az esemény.
  • Záró idő: dátum és idő, kiválasztható. Ekkor záródik az esemény.
  • Teljes napi esemény: Jelölőnegyzet.
  • Emlékeztető: Jelölőnegyzet. Felugró emlékeztetőt lehet beállítani.
  • Mutassa az időt: kiválasztható listából. A naptár keret színezésénél van szerepe.
  • Feladat / esemény leírás: (több soros, begépelendő).

Ügyfélnyilvántartó program - Naptári események

CRM ügyfélnyilvántartó program – Naptár főablak

Az ügyfélnyilvántartó programban egyedülálló módon több profi naptárat tartalmaz, hogy könnyebben kezelhessük az adatokat:

  • Teljes naptár (minden naptár eseményt láthatunk)
  • Kiválasztott felhasználó naptára
  • Több kiválasztott felhasználó naptára
  • A kijelölt ügyfél naptára
  • Általam kiosztott feladatok (Saját magamnak)
  • Általam kiosztott feladatok (Más felhasználónak)
  • Nekem kiosztott feladatok (Más felhasználótól kapott feladatok)
  • Nekem kiosztott feladatok (Más felhasználótól és saját magamtól kapott feladatok)
  • Összes feladat (én osztottam ki, vagy nekem osztották ki)

A naptár nem csak sima naptárként működik, hanem feladatokat oszthatunk ki vele más munkatársaknak, kijelölve, hogy melyik ügyfélen végezzék el a feladatokat.

A naptárnak több nézőpontja van, melyet az ablak fenti részén levő gombokra kattintva módosíthatunk:

  • Napi
  • Munka hét
  • Teljes hét
  • Hónap
  • Év
  • Folyamatos

Az ablak középén láthatóak az események. A jobb felső sarokban levő naptár egyrészt navigálásra szolgál, másrészt rögtön látszik, hogy melyik nap szabad az adott hónapban: a félkövérrel jelzett napokon már van esemény, míg a többi napok teljesen szabadok.

A Nyomtatás gombra kattintva változatos formában ki tudjuk nyomtatni a naptárat.

Ügyfélnyilvántartó program - Naptár főablak

Open post
crm_naptar

Naptár / Feladatkiosztó

A CRM rendszer Naptár menüpontját 3 dologra lehet jól használni:

  1. feladataink nyilvántartására (ha össze van kötve a Projekt programmal, akkor plusz funkciók is elérhetőek)
  2. feladatok kiosztása másoknak
  3. határidő napló

Feladataink nyilvántartása a CRM programban

Rögzíthetünk minden olyan feladatot, amit elvégeztünk: így mérni tudjuk a hatékonyságunk egy-egy napra lebontva. Ha használja a Projekt programunkat is, akkor projektet is tud rendelni egy-egy feladat mellé, így pontos költséget kaphat, hogy mennyibe került az adott projekt elkészítése.

Ehhez meg kell adnia a CRM program felhasználóinak mennyi az órabére (ezt a Felhasználók beállításánál lehet beírni). Ezután már a projekt költségeinél automatikusan ki lesz számolva, hogy a felhasználó mennyi időt és költséget jelentet.

Feladatok kiosztása másoknak

Nemcsak önmagának, hanem kollégáinak / beosztottjainak is tud feladatot rögzíteni a Naptárban. Így kiadhat úgy feladatok, hogy nincs is bent az irodában, viszont a többiek fogják látni, hogy van egy új feladat, amit el kell végezni.

Természetesen ez is összeköthető a Projekt programmal, és a költség része ugyanúgy működik.

Határidő napló

A feladatok kiadhatja / felviheti magának úgy is, hogy tudja, hogy el kell végezni egy árajánlat készítést, ezért rögzít egy bejegyzést. Majd a CRM programot beállíthatja úgy, hogy jelezzen, ha azt a feladatot el kell végezni (ismétlődést is be lehet állítani, vagy azt, hogy minden hétfőn, kedden, stb. “szóljon” a program).

Open post

Google Naptár szinkronizáció

Megváltozott a CRM program Google naptár szinkronizáció modulja.

Ezentúl a feladatot elvégző naptárába tölti fel az eseményeket a CRM. Fontos: egyelőre csak az Időperiódusra működik így ez a funkció. A jövőben a teljes szinkronizáció így fog működni a CRM programban.

Eseményből Naptár bejegyzés

A CRM program Eseményből Naptár bejegyzés funkciója egy plusz beállítással bővült.

Ha a Beállítások menüben az “Eseményből Naptár” nem pipálja ki, hogy “Elvégezve” ponthoz teszünk egy pipát (1. kép), akkor a Eddigi Megtörtént események menüben az Eseményből Naptár nevű menüpont ezentúl nem fogja elvégzettnek jelölni az eseményt (2. kép).

1. kép

2. kép

Open post

Monogram hozzáfűzés a Naptár eseményhez

A CRM program Naptár menüjében új esemény létrehozásakor az eseményhez automatikusan hozzáfűzi a felhasználó monogramját. Lássunk egy példát: ha a felhasználó rendszergazda és az esemény Adminisztráció Céges megbeszélés akkor az esemény a következő képpen fog bekerülni a CRM programba: r. Adminisztráció Céges megbeszélés

Open post

A Crm rendszer új naptár funkciói

A Megtörtént eseményből bármikor naptár eseményt lehet készíteni (tehát oda vissza működik).
Ez azért fontos, mert ha pl. felhívtam egy ügyfelet, nem kell felvennem az ügyfélhez is és a naptárba is, hanem csak az egyik helyre (lenti kép).
A Crm rendszer Naptárban megoldottuk, hogy több eseményt át tudjunk egyszerre mozgatni, akár hónapokkal előre (vagy hátra). Magamról tudom, hogy nem szeretem a végre nem hajtott eseményeket egyenként áthuzigálni – nekem ez nagy könnyebbség.

Olvasson tovább “A Crm rendszer új naptár funkciói”

Naptár változások a Crm rendszerben

  • A Naptárak már nem kizárólagos ablakban nyílnak meg, hanem háttérbe tehetők és újra aktivizálhatók
  • A Teljes Naptár és az Ügyfél Naptár méretét és pozícióját külön-külön el lehet menteni, így a legközelebbi megnyitáskor megőrzik tulajdonságaikat